E-post och stress – och hur du undviker att det första leder till det andra

E-post är bra till mycket, men den ställer också till en del problem. När mejlen fortsätter att strömma in i mejlboxen kan det vara svårt att få någonting vettigt gjort, och det leder till stress. Men det finns ett enkelt sätt att komma tillrätta med det här och minska stressen. Om du använder dig av den princip som vi strax ska gå igenom så kommer du snabbt att ta kontrollen över din e-postlåda i stället för att den tar kontrollen över dig.

För visst är det många gånger så att det är mejlen som har kontrollen över oss? Vissa människor får flera hundra mejl varje dag. Flera av dessa mejl handlar dessutom om samma saker, och samma mejl kan ibland komma från flera personer. Jag skulle gissa att just mejlflödet är en av de största anledningarna till stress på arbetsplatsen för många människor.

Men även om du inte tillhör kategorin som får så här mycket e-post varje dag så kan regelbundna mejl orsaka stora problem och stress ändå. Varje gång vi avbryter det vi håller på med för att läsa ett mejl så störs vårt arbete. När vi har läst klart mejlet och ska återgå till vår arbetsuppgift så tar det lite tid att komma in i den igen.

Mejlen stör flytet

Det allra bästa är att jobba med en uppgift i ett längre sjok eftersom det ofta är då vi kommer in i ett flyt och är som mest effektiva. Men på grund av de ständiga mejlen hindras vi ofta att göra detta.

Dessutom kräver många mejl att vi agerar omedelbart, och det gör att våra planer för dagen avbryts och vi börjar med en annan uppgift. Kanske måste vi formulera ett svar på mejlet, kanske måste vi ringa någon, kanske måste vi ta fram några dokument. Därför känns det ofta som att ingenting har blivit gjort när dagen väl är slut och det är dags att gå hem.

Och detta händer lätt även om mejlet som vi tar itu med inte är brådskande. För ofta är det svårt att motstå impulsen att skrida till handling med en gång. Så om avsändaren vill att vi ska göra något så börjar vi ofta göra det med en gång på bekostnad av det vi höll på med.

Avsätt speciell tid

Det allra bästa är därför att inte ha mejlprogrammet igång hela tiden utan i stället avsätta en speciell tid för att läsa mejl, exempelvis klockan 9.00 och klockan 13.00. Tiden ska vara så pass väl tilltagen att du hinner agera på det som den som skickat mejlet vill att du ska göra, oavsett om det handlar om att svara eller göra något annat.

Vilken tid du väljer att avsätta för att läsa mejl spelar ingen roll. Men försök att hålla dig till samma tider varje dag så långt det är möjligt, så att det blir en vana. Hur ofta du ska läsa av mejlen beror på hur mycket mejl du brukar få. Får du flera hundra mejl om dagen måste du naturligtvis läsa av den oftare än om du bara får några stycken på en dag. För vissa kan det räcka med att kontrollera mejlen en gång per dag.

Ge det lite tid

Detta kommer naturligtvis att kännas lite ovant till en första början om du är van att ständigt läsa av din mejl. Kanske kommer det till och med att bidra till din stress inledningsvis. Men ge den här tekniken lite tid så kommer det till slut att kännas naturligt. För varje gång du står emot frestelsen att gå in och läsa av din e-post, blir du lite mer motståndskraftig. Kom ihåg att man brukar säga att det tar cirka 21 dagar att göra sig av med en ovana, så du måste ha lite tålamod.

Men kom också ihåg att du har mycket att vinna på det här. Om du bara lyckas stå emot den tiden det tar att vänja sig vid det här så kommer du att märka att du får betydligt mer gjort på dagarna, och uppleva betydligt mindre stress.

Lämna en kommentar