För de flesta av oss är tiden en bristvara, och det är inte helt lätt att få dagarna och timmarna att räcka till. Men det finns mycket du kan göra för att hinna med mer och få fler saker gjorda på samma mängd tid.
Och det bästa av allt är att det inte behöver vara så komplicerat. Många gånger räcker det med små men enkla förändringar för att åstadkomma stora besparingar i tid.
Vi kan se på det som en slags hävstångseffekt – du gör en liten förändring som får en stor påverkan på ditt liv. Och ju fler av dessa små förändringar som du genomför, desto mer tid kommer du att spara.
Så låt oss titta på några av de förändringar eller knep du kan ta till för att spara mängder av tid.
Tips #1: Fråga dig vart du ska
Sträva alltid efter att knyta dina aktiviteter till ett övergripande mål. Det spelar ingen roll hur effektiv du är om dina uppgifter inte leder fram till ett slutgiltigt resultat som du är intresserad av. Gör dig av med alla ”måsten” och ”borden” och fokusera på det som leder dig dit du vill.
Börja med att göra en lista med dina nuvarande mål och försök att slutföra de tre viktigaste innan du tar itu med resten. Se därefter till att de aktiviteter som du lägger mest tid på under dagen handlar om just något av dessa tre mål.
Tips #2: Skjut upp – men skjut upp rätt uppgifter
Använd dig av det som Brian Tracy kallar ”kreativt uppskjutande”. Fundera på vilka 20 procent av dina aktiviteter som leder dig framåt och bidrar till de övergripande mål som du har satt.
De resterande 80 procenten som inte ger någonting kan du skjuta upp på obestämd tid och lägga tid och energi på när du inte har något bättre för dig.
Tips #3: Börja morgondagen redan i dag
Avsluta varje dag med att planera din morgondag. Du har hört det förut men det förtjänar att sägas igen: Den som misslyckas med att planera, planerar för att misslyckas.
Det är frestande att skjuta på planeringen till samma dag, och börja varje morgon med att göra en att-göra-lista. Men om du har planeringen klar för dig redan när du vaknar, får du en rivstart på dagen eftersom du vet vad du ska ägna dig åt redan när du kliver ur sängen. Då slipper du ägna värdefull tid åt att fundera på var du ska börja.
Tips #4: Fokusera om – fokusera rätt
Vi lever i en tid som är fylld av distraktioner i form av e-post, telefon och webbsurfning. Även om dessa aktiviteter kan vara både givande och roliga att ägna sig åt, finns det en risk för att de tar över vår tillvaro och slår ut vår planering om vi inte är på vår vakt.
Det bästa sättet att kontrollera dessa distraktioner är att avsätta en speciell tid för dem. Schemalägg ett eller ett par pass om dagen när du ägnar dig till fullo åt att läsa e-post, ringa samtal och så vidare. Och se till att dessa pass kommer efter att du fått det viktigaste gjort. Annars finns risken för att du prioriterar den inkommande e-posten och därmed andras agendor i stället för din att-göra-lista.
Tips #5: Skippa högarna
Se till att alltid ha ett välstädat skrivbord med endast de saker som du behöver för dagen framlagda. En stökig arbetsplats leder till att du behöver ägna både tid och energi på att leta efter det du behöver. Det slipper du om du har ordning omkring dig.
Avsluta varje dag med att sätta av en kvart till att städa undan efter dig. Var noga med att aldrig lämna din arbetsplats för dagen utan att du har röjt undan efter dig så att du påbörjar nästa dag med ett välstädat skrivbord.
Tips #6: Utnyttja luckorna
Gör en lista på småuppgifter som inte är brådskande men som du ändå är mån om att få gjorda. Det kan handla om exempelvis samtal som du bör ringa, inköp du bör göra eller fakta du bör kolla upp.
Bär alltid listan med dig och så fort det uppstår en lucka i ditt schema, gå igenom listan och undersök om det är någonting på den som du har möjlighet att ta itu med. Stryk alltid en uppgift när du har klarat av den och skriv upp nya uppgifter allteftersom de kommer till.
Tips #7: Ställ dig rätt fråga
Ett tips som hänger ihop med det föregående rådet är att med jämna mellanrum ställa dig frågan: ”Vad är det bästa jag kan göra av min tid just nu?”. Det finns många distraktioner som pockar på vår uppmärksamhet och det är lätt att ägna tid åt oviktiga saker.
Men genom att ställa dig denna fråga och ha dina övergripande mål klara för dig, blir det betydligt enklare för dig att avgöra hur du bör ägna dina timmar och minuter för att få det absolut viktigaste gjort.
Personlig effektivitet – ingen raketforskning
Som du märker är dessa tips knappast någon raketforskning. Men de kan ha stor påverkan på hur mycket du hinner på en dag. Rätt använda kan dessa tips, och inte minst en kombination av dem, göra att du får betydligt mer gjort under dagen. Och framför allt att du får det viktigaste gjort.
Som ett resultat av detta kan du alltid avsluta dina dagar med en positiv känsla och med vetskapen om att du kommit ytterligare några steg närmare dina viktigaste mål. Det skapar positiva känslor kring personlig effektivitet och att prestera, och det leder till en god cirkel som i det långa loppet gör att du får ännu mer gjort.