Fokus.
Om jag med ett enda ord skulle beskriva vad personlig effektivitet i grund och botten handlar om så ligger det ordet väldigt nära till hands.
Dessvärre lägger många upp sina arbetsveckor på ett sätt som försämrar deras förmåga att fokusera, så att deras arbete blir obalanserat och de får mindre gjort.
Men faktum är att det inte krävs så mycket för att drastiskt öka ditt fokus och vända en improduktiv arbetsvecka till en produktiv sådan.
Med en enkel planeringsprincip kan du snabbt öka ditt fokus och därmed din produktivitet utan att du behöver anstränga dig nämnvärt.
En splittrad arbetsdag
Felet som många människor gör när de lägger upp sina arbetsdagar är att de ägnar sig åt många olika typer av arbetsuppgifter på en och samma dag.
De går på möten, de förbereder dragningar, de skriver PM. Resultatet blir att arbetsdagen känns splittrad och obalanserad.
Skälet till att vi gör på det här sättet är till viss del kanske för att vi inte inser att det går att lägga upp arbetet på ett annat sätt.
Men det handlar också om att det får oss att känna oss produktiva. Ju fler saker vi ägnar oss åt, desto mer känns det som att vi får gjort.
I själva verket är det ofta på motsatt sätt.
Det allra bästa är att ägna varje dag åt ett fåtal uppgifter av samma typ och koncentrera oss på dem helt och hållet.
Tre typer av dagar
Ett enkelt och effektivt sätt att göra detta på är att dela in dina arbetsdagar i tre typer av dagar:
- Förberedelsedagar
- Prestationsdagar
- Vilodagar
Under dina förberedelsedagar ägnar dig du helt enkelt åt sådana arbetsuppgifter som inte hör till dina kärnuppgifter men som ändå måste göras.
Det kan till exempel handla om att skriva en dagordning inför ett viktigt möte eller att sätta samman en PowerPoint-presentation.
Dina prestationsdagar är de dagar då du ägnar dig åt det som du gör allra bäst och som resulterar i mest i slutändan.
Det kan till exempel handla om att ta fram viktiga strategier, att skriva på en affärsplan eller att hålla ett utvecklingssamtal.
Vilka uppgifter som räknas som förberedelse respektive prestation beror på vad ditt arbete går ut på och kan alltså variera från olika personer.
Under vilodagarna gör du precis det som namnet antyder – vilar upp dig. Då tar du ledigt och glömmer allt vad arbete heter för att kunna hämta energi och vara som mest effektiv när du återvänder till jobbet.
En balanserad tillvaro
En uppdelning av dina arbetsdagar på det här sättet ger dig tillåtelse att ägna dig åt en sak i taget utan att distraheras av ovidkommande uppgifter. Det gör att ditt fokus skjuter i höjden och att din produktivitet ökar.
Du får också en bra koll på hur mycket tid du lägger på dina kärnuppgifter i jämförelse med övriga uppgifter och hur mycket vila du ägnar dig åt. Det ger dig en bättre möjlighet att lägga upp dina arbetsveckor på ett mer balanserat sätt.
Att sedan arbetsveckorna har en tendens att bli mer varierade när olika dagar ägnas åt olika uppgifter är inte så tokigt det heller.
Om du vill veta mer om hur du skapar balans i tillvaron och får mer gjort under tiden, ta en titt på min manual ”Personlig effektivitet på steroider”: