Effektivitet i praktiken: E-postutmaningen

Effektivitet ska vara roligt. Annars finns risken för att du tröttnar och faller in i gamla och ineffektiva vanor igen. Ett sätt att göra det lite roligare är att då och då göra något oväntat och utmana dig själv för att sätta fart på din effektivitet.

I den här artikeln ska vi titta på en utmaning som i det långa loppet kan göra under för din personliga effektivitet. Ämnet för utmaningen är e-post.

Trots att många människor har levt en stor del av sitt liv utan att ha tillgång till e-post så är det i dag en självklarhet för de flesta att ständigt hålla ett öga på sin inkorg.

E-postberoende

Jag tror inte att jag överdriver om jag säger att det är lätt att drabbas av abstinensbesvär när vi inte får läsa av vår e-post med jämna mellanrum. Vi utbyter tankar via e-post, vi bokar möten via e-post och vi skvallrar via e-post. Såväl privata som arbetsmässiga uppgifter sköts via vår in- och utkorg.

Och detta beroende påverkar tyvärr vår effektivitet i fel riktning. Bland annat tar e-posten tid från andra och betydligt viktigare uppgifter. Det är ju knappast så att alla mejl är lika viktiga eller nödvändiga.

Dessutom har många människor sitt e-postprogram ständigt igång vilket gör att de titt som tätt blir avbrutna i det de håller på med, vilket stör koncentrationen.

Dessa avbrott leder också gärna till att den egna agendan eller att göra-listan sätts åt sidan till förmån för innehållet i det senaste mejlet, det vill säga någon annans agenda.

”Jag kan sluta när jag vill”

Den utmaning som jag nu ska presentera för dig handlar om att upptäcka att du inte behöver läsa av din e-post lika ofta som du kanske trodde och bevisa för dig själv att du kan ”sluta när du vill”.

Så här går utmaningen till:

  1. Välj ut en dag under denna eller nästa vecka som du ska hålla helt e-postfri. Under denna dag är det helt förbjudet att läsa e-post.
  2. Om du är rädd för att människor inte ska kunna nå dig när det gäller viktiga ärenden, skapa ett autosvar där du berättar att du kommer att läsa av e-posten först dagen efter och skicka även med ett telefonnummer för akuta ärenden.
  3. Om det känns HELT omöjligt för dig att hålla dig borta från e-posten en hel dag, börja med att göra en viss del av dagen e-postfri, exempelvis före eller efter lunch.
  4. När den e-postfria dagen är slut, notera hur det har känts och hur pausen från e-postprogrammet har påverkat din produktivitet.
  5. Sätt av en stund i början av nästa dag för att agera på den e-post som har kommit in under föregående dag. När du hanterar den under ett och samma tillfälle kommer du att bli betydligt mer effektiv än om du skulle ta den pö om pö.

När du på det här sättet håller dig borta från floden av inkommande meddelanden blir det betydligt lättare för dig att fokusera på andra uppgifter utan att ständigt bli avbruten i det du håller på med. Det har en påtaglig effekt på din effektivitet.

Effektivitet och rätt planering

Framför allt kommer du att kunna hålla dig till din planering och fokusera på de uppgifter som du själv har bestämt i stället för att ägna dig åt de åtaganden som andra människor vill att du ska prioritera.

En mycket trevlig bieffekt av den här utmaningen är att många människor efter ett tag kommer att lära sig att det inte är meningsfullt att mejla dig utan anledning och förvänta sig ett blixtsnabbt svar. Du skolar helt enkelt in dina kontakter i ett sundare e-postbeteende.

Om du märker att den e-postfria dagen är till belåtenhet och hjälper dig att öka din effektivitet, fundera på om du ska utvidga den e-postfria zonen till att omfatta fler av veckans dagar. Om inte annat så kanske du kan minska ner på e-postläsandet till en eller ett par gånger om dagen.

I slutänden kommer din nya e-postvana att leda till att du kan lämna jobbet i slutet av dagen och känna dig nöjd med vad du har åstadkommit. Och det är betydligt viktigare än att ständigt göra dig själv anträffbar via mejl.

För visst är e-post ett utmärkt verktyg på många sätt och vis. Men bara om den används rätt — och i måttliga mängder.

Lämna en kommentar