Tro det eller ej, men oavsett hur hårt du jobbar är det möjligt att du kastar bort så mycket som 80 procent av din tid på helt onödiga uppgifter.
Som tur är går det enkelt att sätta stopp för detta. Med hjälp av de steg vi nu ska gå igenom kan du snabbt frigöra mängder av tid och plocka bort alla aktiviteter som inte leder någonstans från ditt schema.
Vilfredos upptäckt
Tekniken som du strax ska få lära dig bygger på den så kallade 80/20-regeln som du kanske har hört talas om.
Principen kallas ibland också för Paretos princip och har fått sitt namn av italienaren Vilfredo Pareto som levde på 1800-talets andra hälft och i början av 1900-talet.
Han upptäckte denna princip när han insåg att 20 procent av Italiens befolkning ägde 80 procent av landets tillgångar och tvärtom. Därav namnet 80/20-regeln.
80 procent av allt du gör
Det har sedan visat sig att denna princip gäller i många andra sammanhang också. Exempelvis är det vanligt att 80 procent av ett företags intäkter kommer från 20 procent av kunderna.
När det handlar om personlig effektivitet innebär detta att 20 procent av dina ansträngningar många gånger står för hela 80 procent av dina resultat. Samtidigt leder 80 procent av dina ansträngningar bara till 20 procent av dina resultat.
Det innebär alltså att du sannolikt kastar bort stora mängder tid på aktiviteter som inte leder till så mycket.
Genom att kartlägga dina aktiviteter och ägna mer tid åt de som faktiskt leder någonstans kan du drastiskt öka din effektivitet och få mer avkastning på den tid du lägger ner på ditt arbete.
Tre steg till ett rensat schema
Låt oss titta på hur det går till att använda sig av Paretos princip i praktiken.
- Börja med att göra en lista på de vanligaste aktiviteter du ägnar dig åt en typisk arbetsvecka.
- Gå igenom listan och fråga dig hur mycket tid varje uppgift tar i anspråk och vad den leder till i slutändan.
- Markera de uppgifter som ger minst resultat och fråga dig om du kan delegera dem till någon annan eller sluta upp med dem helt och hållet.
- Markera sedan de uppgifter som leder till mest konkreta resultat och fråga dig hur du kan öka tiden du lägger ner på dem.
Myten om den effektiva arbetsdagen
När du gör den här kartläggningen kommer du förmodligen att märka att du ägnar massor av tid åt helt onödiga aktiviteter som inte leder till så mycket i slutändan.
Tyvärr är det sällan vi sätter oss ner på det här sättet och ifrågasätter det vi håller på med. I stället jobbar vi på som vanligt och utgår från att det vi gör måste göras. Men det är långt ifrån alltid sant.
Inte nog med att en felaktig fördelning av tiden leder till att du ägnar onödig tid åt aktiviteter som du inte behöver göra. Det gör också att du stjäl tid från de uppgifter som faktiskt är befogade.
När du tar bort de aktiviteter som slösar din tid och behåller de som tar dig framåt kommer du att garantera att din tid används på rätt sätt och att din produktivitet maximeras.
Vill du veta mer om hur du använder din tid på bästa sätt? Ta en titt på min manual ”Personlig effektivitet på steroider”. Klicka på länken här nedan för att läsa mer: